نکاتی برای هماهنگ کننده تولید

نویسنده:مرضیه احمدی

بدون شک پشت هر پروژه موفق فیلمسازی یا برنامه پر بیننده تلویزیونی یک هماهنگ کننده تولید حرفه ای حضور داشته است. این متخصصان چند وظیفه ای برای یک پروژه تولیدی، امپراتوری سازمانی را از هیچ می سازند. اما آنها یک شبه به این درجه نرسیده اند. یک هماهنگ کننده تولید (Production Coordinator) که ممکن است برای مدیر تولید یک پروژه، تهیه کننده یک فیلم یا برنامه تلویزیونی یا مدیر واحد تولید یک شبکه یا شرکت (Unit Production manager) کار کند گروه های مختلف عوامل برنامه ساز را برای انجام یک تولید سینمایی یا تلویزیونی سازماندهی می کند.

هماهنگ کننده تولید که عمدتاً از یک دفتر تولید کار می کند، پیش نویس اسناد را تهیه می کند، گزارش های روزانه را پیگیری می کند، هماهنگی سفر و اسکان عوامل را انجام می دهد و ممکن است کارهای دیگری نیز انجام دهد. هرچند که وظایف و نقش های هماهنگ کننده تولید باتوجه به نوع و گستردگی پروژه یا ویژگی های واحد یا شبکه/شرکت تولید کننده متفاوت است. در مطلب برخی نکات یادآوری شده است تا شما را به یک هماهنگ کننده تولید موثرتر تبدیل نماید.

۱- ارتباطات واضح و خلاصه

شما در ارتباط دائمی با مدیر تولید/پخش و همکاران تیم برنامه سازی قرار دارید زیرا انجام وظایف عوامل به هر شکلی به شما مرتبط است. با کوتاه کردن تماس‌های تلفنی، مختصر کردن ایمیل‌ها و پیامک‌های خود، زمان را برای رسیدن به کار بعدی آزاد می‌کنید. تشریفات کلامی و رعایت ساختار جمله را پشت درب دفتر تولید بگذارید. فقط مطمئن شوید که ارتباط شما کامل و مفهوم است. در حالی که «مختصر بودن» یک مهارت ضروری برای رزومه شغلی شماست، اما اگر کلام و متن شما واضح نباشد باید بارها و بارها منظور خودتان را برای عوامل تکرار کنید.

یکبار دستورالعمل بدهید. خاص باشید و مختصر!

 

 

 

۲- یک صندلی راحت

در شرح وظایف هماهنگ کننده آمده است: «ساعت ها نشستن در دفتر تولید»

اگر صندلی یا پشتی سفت داشته باشید، حواس‌تان پرت می‌شود و به همان اندازه بهره وری شما کاهش می یابد. با تهیه یک صندلی راحت و یا یک میز ایستاده، فرآیند گردش کار خود را فعال و با نشاط نگه دارید. دفتر هماهنگی تولید خانه دوم شماست. با سرمایه‌گذاری روی تاج و تخت اداری اتاق خود، می‌توانید طولانی‌تر و راحت‌تر بر عوامل تولید حکومت! کنید. مراقب سلامتی بدن خود باشید.

 

 

 

 

 

 

 

۳- نرم افزارهای کمکی

حرفه ای ها از نرم افزارهای مدیریت تولید استفاده می کنند. چرا این کار را نمی کنید؟ مدیریت فرایند ها و ایجاد تعادل بین وظایف شغلی با تکیه بر یک سری اسناد، کاغذ ها، فایل های تایپی و… با استفاده از روش خاطر سپردن و انجام محاسبات ذهنی، حرکت به سمت فاجعه است. یک نرم افزارها مدیریت تولید در زمان شما صرفه جویی می کند. زیرا به جای اتلاف وقت برای وارد کردن داده های مشابه در پنج سند مختلف، گزارش های مورد نیاز شما را بر اساس اطلاعاتی که فقط یک بار وارد کرده اید به صورت خودکار تولید می کند.

 

 

۴- نفر اول در ورود ، نفر آخر در خروج

قبل از اینکه کسی به دفتر تولید برسد، شما باید آنجا باشید و همچنین شما باید خروج آخرین نفر از عوامل تولید را تماشا کنید. این کار سطح انتظارات از همه عوامل را بالا می برد، و بر ارزش و احترام شما می افزاید.

صبح ها زمان بسیار خوبی برای هماهنگ کننده تولید است تا قبل از شروع کار تیم تولید، برخی موارد «لحظه آخری» را مرور کند. به خصوص اگر احساس می کنید پیچیدگی فعالیت های تولید ، نظم ذهنی شما را به هم ریخته است، زمان بسیار خوبی برای بررسی و برقراری نظم و سازماندهی درونی است. ممکن است برای انجام کارها تا دیروقت بمانید. کنار آمدن با این مسئله در پیروی از این نکته بسیار ساده تر است که در دفتر تولید احساس راحتی کنید.

 

۵- تهیه جدول زمانی

هماهنگ کننده تولید اگر برنامه ریزی زمانی نکند پس چه می کند؟ از نرم افزارهای زمانبندیِ تقویمی استفاده کنید. شما باید زمانبندی تمامی فعالیت های تولیدی را بدانید و اطلاع رسانی کنید؛ از برنامه ریزی تاریخ و زمان جلسات ضبط تا زمانبندی رفت و آمدها به دفتر تولید. باید زمان حضور عوامل تولید و اجرا کنندگان/بازیگران با برنامه ریزی های  تهیه کننده چنان هماهنگ باشد که هیچ گونه بی نظمی و آشفتگی در مراحل تولید ایجاد نشود.

گاهی فرایند تولید به طور ناخواسته از برنامه تعیین شده منحرف می شود، شما باید بتوانید با اجرای تغییرات جزئی در جدول زمانی، این انحراف را کنترل کنید تا اشکالی در برنامه ریزی اصلی پروژه ایجاد نشود. در هر نرم افزار تقویمیِ تولید امکان ذخیره چندین پیش نویس زمانبندی وجود دارد. اگر تولید با تأخیر مواجه شد، می‌توانید به راحتی به پیش نویس های قبلی مراجعه کنید و راه حل مناسب برای جبران تأخیر ایجاد شده را بیابید.

 

۶- همیشه در دسترس

گوشی خود را همیشه شارژ نگه دارید. شاید این خیلی ساده به نظر برسد اما شما در این شغل همیشه با گوشی خود نیاز خواهید داشت. یک باتری خارجی (Power Bank) برای گوشی تان تهیه کنید تا هیچگاه از دسترس خارج نشوید و حتی خارج از دفتر هماهنگی نیز در جریان امور باشید. گوشی را از چشم تان دور نکنید. هیچ راه فراری ندارید! هنگامی که به عنوان هماهنگی تولید مشغول به کار هستید حتی در خانه هم باید آنرا ادامه دهید. 

 

۷- سیستم چند وظیفه ای

هماهنگ کننده های تولید باید افرادی با توانایی چندوظیفه ای باشند. هیچ راه دیگری برای دور زدن آن وجود ندارد. شاید شما بخواهید کارتان را سخت کنید و وظایف را در ذهن خود انجام دهید (جای بسی تقدیر) اما پیاده سازی یک سیستم منظم مانع ایجاد سردرد های ناشی از مشغله ذهنی می شود  و اجازه می دهد هنگامی که به مرخصی می روید جانشین شما کارها را به نحوه مطلوب پیش ببرد.  یک سیستم چند وظیفه ای می تواند به سادگی یک دفترچه یادداشت باشد یا مانند یک تخته یادداشت استادانه و پر از برچسب هایی باشد که وظایف را بطور منظم یادآوری می کند. 

 

 

۸- روحیه بخش بودن

 بهره وری بالا از روحیه بالا بدست می آید. کاری کنید همه احساس مهم بودن داشته باشند. بدون حضور موثر عوامل تیم تولید هیچ برنامه ای ساخته نمی شود. بنابراین مطمئن شوید آنها چنین احساسی دارند. منظور این نیست که تک تک افراد را کنار بکشید و به آنها حرف های روحیه بخش بزنید که امکان دارد تصنعی بودن آن آشکار شود. منظور این است که در موقعیت های مناسب وقتی که باید به یکی از عوامل بگویید کارش چطور است سعی کنید روحیه اش را بالا ببرید. شما مجبور نیستید که به روحیه تمامی عوامل توجه کنید چون اصلا وقت این کار را ندارید که تشویق کننده همه باشید. اما روحیه بخش بودن -هرچند اندک- باعث سرایت آن به کل تیم و افزایش بهره وری خواهد شد.  

 

 

۹- کمک های اولیه

در صورت امکان گواهی کمک های اولیه دریافت کنید. در اکثر تولیدات، دستیاران کارگردان باید در زمینه کمک های اولیه آموزش ببینند. از آنجایی که نقش‌های هماهنگ‌کننده تولید بسیار انعطاف‌پذیر است، برای شما غیرعادی نیست که گاهی (به‌ویژه در تولید با بودجه کم) مجبور شوید این وظیفه را به عهده بگیرید. پیدا کردن کلاس در نزدیکی خود در یک مرکز محلی هلال احمر آسان است. با داشتن مدرک کمک های اولیه در رزومه خود، در صورت ارائه درخواست برای شغل هماهنگ کننده تولید، متمایز خواهید شد.

 

 

۱۰- خدمات به عوامل

عوامل تیم تولید و عوامل جلوی دوربین (Cast and Crew) چگونه به محل ضبط برنامه می آیند؟ افراد در محل کار از کجا خرید می کنند؟ برای عوامل از کجا باید غذا سفارش داد؟ هماهنگ کننده تولید مسئول هماهنگ کردن نیازهای عوامل از جمله ؛ ایاب و ذهاب ، تجهیزات ، غذا و سفرهای کاری و… است. قبل از ورود یه پروژه به عنوان هماهنگ کننده تولید حتما مجموعه ای از بروشورهای تبلیغاتی فروشگاه ها و رستوران های نزدیک به محل ضبط برنامه تهیه کنید. 

ادامه دارد…

صفحه ۱۰ نشریه تخصصی بسامد شماره ۱۲۷